Excel gagne encore… dans ces cas
Dans ces situations, imposer un CRM est de la suringénierie. Gardez Excel — mais avec une discipline stricte : un seul fichier maître, colonnes figées, pas de copies « v2_final_vraiment ».
- 1 seule personne suit 20 à 50 clients max.
- Pas de relance récurrente, deals très courts.
- Besoin ponctuel de tableaux financiers / analyses one-shot.
- Phase de démarrage ultra-précoce (premiers mois d’activité).
Les 7 différences qui comptent vraiment
- Historique : le CRM garde emails/appels ; Excel garde une cellule « dernière note ».
- Relances : le CRM déclenche ; Excel attend que vous vous en souveniez.
- Multi-utilisateurs : le CRM gère les droits ; Excel crée des conflits de version.
- Pipeline : le CRM visualise les étapes ; Excel est une liste plate.
- Reporting : le CRM calcule conversion et délais ; Excel demande des formules fragiles.
- Intégrations : le CRM se branche au site/mail ; Excel reste isolé.
- Adoption : un CRM mal choisi est abandonné ; un Excel « trop intelligent » aussi.
À retenir
Le critère décisif n’est pas « Excel est gratuit ». C’est « combien d’opportunités je perds faute de suivi ».
Signaux qu’il faut quitter Excel maintenant
- Deux versions du fichier circulent (email + Drive + bureau).
- Un commercial dit « je l’avais noté quelque part ».
- Les devis en attente ne sont pas listés de façon fiable.
- Vous recrutez un 2ᵉ commercial ou une assistante.
- Vous voulez automatiser ne serait-ce qu’une relance J+7.
Migrer d’Excel vers un CRM sans casse
Nettoyez d’abord (doublons, téléphones, contacts morts), choisissez l’outil après avoir écrit le pipeline, importez par vagues (chauds → tièdes → archives), formez 2 heures, coupez Excel comme source de vérité dès J+14.
Questions fréquentes
Puis-je garder Excel en parallèle du CRM ?
Oui 2 à 4 semaines le temps de la bascule. Au-delà, Excel redevient la source de vérité et le CRM meurt. Une seule source après migration.
Google Sheets change-t-il la donne ?
Moins de conflits de version, mais toujours pas de relances, d’historique mail ni de pipeline vivant. Sheets retarde le problème, il ne le résout pas.
À retenir
Excel pour calculer et lister. CRM pour suivre des relations dans le temps. Dès que 2 personnes touchent aux prospects ou que des devis s’accumulent : basculez.