Étape 1 · Cadrer la taille et le rythme (5 min)
Répondez rapidement à ces 3 questions :
- Combien d'utilisateurs actifs (pas juste lecteurs) dans 12 mois ?
- Combien d'opportunités actives simultanées en moyenne ?
- Quel canal principal d'échange : email, téléphone, LinkedIn, rendez-vous ?
Étape 2 · Cartographier le processus (10 min)
Dessinez en 5 étapes maximum votre pipeline type :
- Étape 1 : comment arrive un prospect ? (canal, formulaire, rdv)
- Étape 2 : qui le qualifie et comment ?
- Étape 3 : comment passe-t-on en proposition / devis ?
- Étape 4 : quand considère-t-on que c'est gagné ?
- Étape 5 : que se passe-t-il après la signature ?
Étape 3 · Top 5 des usages indispensables (5 min)
Classez par importance décroissante ce dont vous avez besoin au jour 1. Chaque PME est différente, mais les 5 classiques sont :
- Pipeline visuel par étape (drag-and-drop)
- Relances automatiques
- Historique des échanges avec chaque contact
- Tableau de bord conversions / chiffre prévu
- Intégration email (Gmail / Outlook) native
Étape 4 · Budget plafond annuel (5 min)
Fixez un plafond annuel, toutes dépenses confondues (licence + déploiement + formation + intégrations). Règle pratique :
- TPE 1-3 pers : 3 000 à 5 000 €/an
- PME 5-15 pers : 9 000 à 22 500 €/an
- PME 15-50 pers : 22 500 à 76 000 €/an
Étape 5 · Intégrations critiques (5 min)
Listez les outils qui doivent parler au CRM. Si une intégration native existe, c'est un énorme gain. Sinon, prévoyez Zapier ou Make.
- Email : Gmail, Outlook, Google Workspace
- Site web : formulaires de contact, Wordpress, Next.js, Webflow
- Email marketing : Brevo, Mailchimp, ActiveCampaign
- Comptabilité : Pennylane, Dougs, QuickBooks, Axonaut
- Téléphonie : Aircall, Dialpad, standard IP
Étape 6 · Arbitrer entre 2-3 candidats (5 min)
Avec les 5 étapes précédentes, vous êtes dans l'une des configurations types :
- Processus simple + budget serré + petite équipe → Pipedrive ou Folk
- Email central + ancrage français + budget moyen → Brevo
- Processus complexe + scalabilité + équipes multi → HubSpot
- CRM + facturation + comptabilité en un → Sellsy ou Axonaut
- Équipe déjà sur Monday ou Notion → Monday CRM ou Notion CRM
Le vrai test en 14 jours
Testez les 2 outils présélectionnés pendant 14 jours avec 3 vrais prospects. Celui que vous ouvrez spontanément plusieurs fois par jour est le bon. Celui qui demande un effort pour l'ouvrir ne sera pas adopté durablement par votre équipe.